Secrétaire Administratif Justice de Proximité au Tribunal Judiciaire de Nanterre H/F - 95

1- Direction/ Administration/ Gestion

1-1 Dans le service de la régie :
- Assurer les fonctions de régisseur d'avance et de recettes
- Préparer les engagements comptables
- Saisir les commandes et suivre leur exécution
- Réceptionner et saisir les factures, vérifier le service fait
- Traiter les mandats et les titres de perception, assurer leur suivi auprès du comptable
- Renseigner les services gestionnaires et les fournisseurs
- Mettre à jour des documents de suivi périodique et des bilans d'activité

1.2 Dans le service centralisateur des frais de justice :
- Réceptionner les mémoires de frais dans Chorus formulaire, les contrôler au vu des pièces justificatives numérisées via le portail Chorus
- Certifier les mémoires ou les transmettre aux magistrats pour taxation
- Gérer les engagements juridiques hors marché
- Créer et modifier les tiers dans Chorus
- Gérer le suivi du stock et créer des tableaux de bord
- Gérer les recours

1-3 Dans la cellule budgétaire :
- Préparer les demandes d'achat et les enregistrer dans Chorus formulaire
- Gérer les constatations de service fait
- Suivre la consommation et l'exécution de la dépense
- Participer à l'élaboration des demandes budgétaires

1-4 Dans le service immobilier :
- Effectuer un contrôle visuel régulier du bâtiment
- Programmer et suivre les interventions
- Assister aux réunions de suivi et élaborer les comptes rendus
- Participer aux visites contradictoires et renseigner les fiches de contrôle qualité
- Saisir et suivre les demandes d'intervention
- Participer à l'analyse des offres dans le cadre de MAPA locaux

1-5 Dans le service des archives :
- Enregistrer le courrier, en assurer le suivi
- Gestion du planning de service
- Préparation du budget en relation avec la cellule de gestion
- Préparer les bordereaux de versements et/ou de destruction des archives à la demande du chef de service
- Assurer la préparation des transferts des archives aux Archives Départementales
- Gestion du planning d'accueil des mairies et généalogistes
- Collecter des éléments statistiques et renseigner des tableaux de bord

1-6 Au secrétariat de direction :
- Accueillir et renseigner les différents interlocuteurs
- Gérer les agendas
- Préparer et participer à des réunions
- Élaborer des documents administratifs
- Rédactions de notes, courriers et courriels
- Procéder au classement et à l'archivage des documents et des dossiers
- Assister le directeur ou les chefs de juridiction dans leurs fonctions et dans leurs attributions propres
- En conseil des prud'hommes la gestion financière des conseillers