Assistant de Direction - Colombes H/F - 95

Assistant de direction Bâtiments (H/F), rattaché(e) à la Direction des Bâtiments (Pôle ville en transition)

Missions :

- Commande de fourniture

Profil recherché :
- Techniques de secrétariat (prise de note, orthographe...)
- Logiciels bureautiques (Pack Office, libre office)

- Civil Net Finances, Net courrier, I-Parapheur
- Connaissances du fonctionnement de la collectivité territoriale et des procédures administratives
- Comptabilité publique
- Connaissance de la procédure des Marchés publics
- Maîtrise de l'expression écrite et orale
- Esprit d'initiative
- Qualité d'écoute et rigueur
- Capacité d'adaptation, disponibilité
- Discrétion et confidentialité

- Assurer le secrétariat de la direction des Bâtiments ainsi que des services qui lui sont rattachés : Energies et Fluides, Entretien et maintenance des Bâtiments, Conduite d'opérations bâtiments et Cellule sécurité interne et externe

- Suivi des projets et activités de la direction

- Assurer la transversalité avec les différents services de la direction et avec les autres directions

- Accueil téléphonique (filtrage, traitement des appels) et physique des personnes

- Gestion de l'agenda, planification des rendez-vous

- Rédaction, mise en page et diffusion des courriers, notes, rapports et comptes rendus, tableaux de bord

- Participation aux réunions de la direction et éventuellement des services

- Consultation et suivi de dossiers (classement et archivage)

- Suivi budgétaire et comptable

- Suivi du courrier de la direction et des services

- Suivi des marchés publics de la direction et des services

- Suivi de dossiers propres à chaque service : actualisation plan de charge, tableau de suivi ERP, cahier de travaux...

- Assurer le secrétariat de l'assistante de la DGST lors de ses congés

- Recherche et diffusion d'informations

- Commande de fournitures