Assistant Commercial - Facturation H/F - 95

SAFWEE, Entreprise de Services Numériques, basée à Saint-Cloud, intervient dans les domaines de l'informatique, des télécoms et de la sûreté. Notre mission est d'accompagner les entreprises face à leurs vulnérabilités numériques et physiques avec des solutions fiables, évolutives et sur mesure.Nous recherchons un(e) Assistant(e) Commerciale / Administration des Ventes pour rejoindre notre équipe dynamique. Dans ce rôle clé, vous serez responsable de la gestion administrative des ventes, en assurant un soutien efficace à notre équipe commerciale et en garantissant une expérience client optimale. Si vous êtes organisé(e), proactif(ve) et passionné(e) par le service client, ce poste est fait pour vous !

Missions Assistanat Commercial

- Consolider et mettre à jour la base de données clients dans le CRM Odoo
- Réaliser les devis et enregistrer les commandes
- Transmettre les commandes aux équipes techniques
- Assurer le suivi du tableau des affaires et ordres de travail pour mise en facturation
- Organiser le classement et l'archivage des documents commerciaux
- Rédiger ou mettre en forme des propositions commerciales, comptes rendus, procédures
- Traiter les demandes client et assurer la relation client (demandes, litiges/incidents...)
- Passer les commandes auprès des fournisseurs
- Gérer la rédaction et mise en forme des appels d'offres clients
- Communiquer les informations marketing et commerciales
- Gérer les enquêtes satisfaction clients

Mission Assistanat Administration des Ventes

- Saisie des commandes, suivi des dossiers jusqu'à la facturation et suivi des litiges (livraison, facturation etc.) en accord avec les services spécialisés.
- Assurer le traitement des dossiers de contentieux (établir le dossier de litige, réclamations, perte, vol... et faire le suivi en lien avec le service spécialisé).
- Mettre en place les procédures et guides d'utilisations liée à son service, les sauvegarder sur SharePoint et informer les collaborateurs de ces derniers au sein de l'entreprise : Contrôler l'application des procédures de l'ensemble de l'entreprise. Proposer des axes d'amélioration, des solutions correctives. Veille à la bonne application des procédures et règlement interne.
- Piloter et optimiser de façon stricte la gestion de stocks et sa rotation des approvisionnements, son inventaire, sa valorisation, sa dépréciation et sa rentabilité.
- Mettre en place une procédure de contrôle avec des plans d'actions pour l'épuration du stock de fin d'année.
- Vérifier la saisie des prix d'achats sur la plateforme versus le prix de vente de la facture fournisseur.
- Réaliser des inventaires mensuels, trimestriels, semestriels et annuels.
- Renseigner les équipes de ventes sur l'état des stocks, les commandes clients.
- Construire et piloter la politique d'achat et de gestion des fournisseurs en coordination avec la Direction.
- Suivre les critères de performance des fournisseurs (délais de livraison, niveaux de qualité, respect des conditions négociées par l'entreprise).
- Contrôler qualitativement et quantitativement les marchandises réceptionnées.
- Négocier des solutions de rechange avec les fournisseurs en cas de dysfonctionnement, parfois dans l'urgence.
- Suivre les ventes et les prévisions pour assurer la disponibilité des produits et superviser la préparation des commandes.
- Maintenir une liaison permanente avec les fournisseurs et veiller à la bonne tarification de l'éco système des fournisseurs.
- Évaluer les performances des fournisseurs et étudier les propositions de la concurrence.
- Gérer les situations d'urgence : retard de livraisons, rupture d'approvisionnement, erreur dans la commande.
- Organiser l'espace de stockage afin de faciliter et optimiser le rangement.