Assistant de Direction H/F - 95

Placé.e auprès de la direction de l'UD et en appui des membres de l'équipe de direction, l'assistant.e de direction contribue au bon déroulement des activités du service en assurant des fonctions d'assistance technique et de sécurisation des remontées des dossiers.

Le.la titulaire du poste assure pour la direction les activités suivantes :
- organise les agendas de la direction
- participe aux EDD
- organise les réunions de la direction
- gère les déplacements de la direction
- constitue les dossiers de la direction en sollicitant les pôles et départements concernés
- signale et oriente les urgences ;
- accuse réception, rappelle les procédures et circuit, réoriente les demandes des agents adressées par erreur à la direction
- gère la boîte fonctionnelle "direction"
- assure l'accueil téléphonique et physique, oriente les appels
- veille à l'actualisation des annuaires, organigrammes, tableaux de congés
- assure la diffusion de différents documents (notes, tableau...) à l'UD de la DRIEETS, la préfecture , France travail...
- met en forme et assure la diffusion de courriers ;
- gère les parapheurs urgents ;
- contribue à l'organisation d'événements internes (réunions, séminaires...)
- apporte un appui à la rédaction du projet de compte-rendu de la F3SCT...
- pilote les travaux d'archivage des services de l'UD
- appuie le chargé de mission RH de proximité si besoin
- est référent documentation pour l'UD

Par ailleurs l'assistant.e de direction est chargé d'assurer le secrétariat de la direction du pôle Entreprises Emploi et Solidarités:
- gestion des agendas
- appui à l'organisation de réunions notamment instances territoriales pour l'emploi (comité départemental pour l'emploi, comités locaux pour l'emploi, COTECH...) en lien avec la Préfecture, gestion des invitations, constitution de dossiers...
- contribue à la gestion administrative et financière de dispositifs déployés par les départements du pôle EES en cas de surcharge d'activité ou d'absences longues constatées au sein des équipes ou de vacances de poste (avec un accompagnement des cheffes de département en charge du pilotage des dispositifs concernés).

Ces attributions peuvent faire l'objet d'évolutions pour répondre à des besoins particuliers.