Chargé de Protocole H/F - 95

Au pied de La Défense et à proximité immédiate de la Porte Maillot, La Garenne-Colombes est une commune à taille humaine qui séduit par sa qualité de vie et son authenticité. A 10 minutes de Paris grâce à ses deux gares, la ville est également desservie par de nombreuses lignes de bus et le tramway T2, offrant ainsi une grande flexibilité pour les déplacements professionnels et personnels.

Engagée dans une démarche de labellisation « Territoire Engagé pour la Transition Écologique » (Ademe), La Garenne-Colombes déploie une politique ambitieuse en faveur de la transition écologique : rénovation énergétique du patrimoine bâti, renforcement de la végétalisation, gestion raisonnée des ressources et développement des mobilités douces.La Ville recrute un·e Chargé·e de protocole pour organiser et coordonner ses manifestations officielles, garantir la qualité de l'accueil institutionnel et accompagner la modernisation des outils du service.

Rattaché·e au Pôle Communication et Culture, vous travaillerez sous la responsabilité du Directeur du pôle.

Le poste est ouvert à des candidat·es possédant une première expérience en organisation d'événements : une formation aux règles protocolaires propres aux collectivités pourra être assurée à la prise de poste.

Vos missions :

Organisation et coordination des événements officiels

- Préparer et coordonner les temps institutionnels de la collectivité : cérémonies patriotiques, voeux du Maire, inaugurations, vernissages, remises de distinctions, visites officielles.

- Élaborer les déroulés, plans de salle et fiches de placement, et piloter la logistique en lien avec les services et prestataires.

Gestion des fichiers protocole

- Assurer la fiabilité et la mise à jour des fichiers d'invités (élus, partenaires, associations, corps constitués).

- Produire les fichiers d'envoi, badges, listes de présence et plans de salle.

Suivi budgétaire

- Suivre le budget protocolaire : bons de commande, devis, factures, engagements et bilans financiers.

- Contribuer à un suivi analytique précis et proposer des pistes d'optimisation.

Respect du RGPD

- Veiller à la conformité des traitements de données personnelles, en lien avec le DPO : registre, mentions légales, durées de conservation, sécurité des informations.

Modernisation des outils

- Participer au déploiement d'un logiciel dédié au protocole et à la dématérialisation des process.

Amélioration continue

- Rédiger les bilans post-événements et proposer des ajustements pour améliorer l'organisation, la communication et l'accueil.