Secrétaire Administratif Justice de Proximité au Tribunal Judiciaire de Nanterre H/F - 95

Le secrétaire administratif assiste le directeur / responsable de service et participe à la bonne gestion du service ou du secrétariat. Il assure des tâches administratives d'application, de rédaction, de comptabilité, de contrôle d'analyse et peut se voir confier des attributions relatives à la gestion administrative, financière et des ressources humaines. Il peut être affecté dans l'un des service(s) support(s) présenté(s) ci-dessous (services financiers, immobilier, archives, cellule de gestion, secrétariat de direction...).

Les activités du service

Composition et effectifs du service Selon l'affectation.

Votre hiérarchie

Chef de service - Directeur de greffe - Directrices de greffe adjointes

Vos interlocuteurs métiers

Chefs de services - SAR1- Direction/ Administration/ Gestion

1-1 Dans le service de la régie:

- Assurer les fonctions de régisseur d'avance et de recettes

- Préparer les engagements comptables

- Saisir les commandes et suivre leur exécution

- Réceptionner et saisir les factures, vérifier le service fait

- Traiter les mandats et les titres de perception, assurer leur suivi auprès du comptable

- Renseigner les services gestionnaires et les fournisseurs

- Mettre à jour des documents de suivi périodique et des bilans d'activité

1.2 Dans le service centralisateur des frais de justice:

- Réceptionner les mémoires de frais dans Chorus formulaire, les contrôler au vu des pièces justificatives numérisées via le portail Chorus

- Certifier les mémoires ou les transmettre aux magistrats pour taxation

- Gérer les engagements juridiques hors marché

- Créer et modifier les tiers dans Chorus

- Gérer le suivi du stock et créer des tableaux de bord

- Gérer les recours

1-3 Dans la cellule budgétaire:

- Préparer les demandes d'achat et les enregistrer dans Chorus formulaire

- Gérer les constatations de service fait

- Suivre la consommation et l'exécution de la dépense

- Participer à l'élaboration des demandes budgétaires

1-4 Dans le service immobilier :

- Effectuer un contrôle visuel régulier du bâtiment

- Programmer et suivre les interventions

- Assister aux réunions de suivi et élaborer les comptes rendus

- Participer aux visites contradictoires et renseigner les fiches de contrôle qualité

- Saisir et suivre les demandes d'intervention

- Participer à l'analyse des offres dans le cadre de MAPA locaux

1-5 Dans le service des archives:

- Enregistrer le courrier, en assurer le suivi

- Gestion du planning de service

- Préparation du budget en relation avec la cellule de gestion

- Préparer les bordereaux de versements et/ou de destruction des archives à la demande du chef de service

- Assurer la préparation des transferts des archives aux Archives Départementales

- Gestion du planning d'accueil des mairies et généalogistes

- Collecter des éléments statistiques et renseigner des tableaux de bord

1-6 Au secrétariat de direction:

- Accueillir et renseigner les différents interlocuteurs

- Gérer les agendas

- Préparer et participer à des réunions

- Élaborer des documents administratifs

- Rédactions de notes, courriers et courriels

- Procéder au classement et à l'archivage des documents et des dossiers

- Assister le directeur ou les chefs de juridiction dans leurs fonctions et dans leurs attributions propres

- En conseil des prud'hommes la gestion financière des conseillers