Assistant de Gestion H/F - HAVAS

Vos missions ?

- Assurer le rapprochement des factures scannées avec les bons de commande fournisseurs pour B.A.P.
- Assurer le suivi des réclamations liées aux pièces en écart
- Assurer le suivi et la réclamation des remises différées
- Assurer la coordination avec les services comptables internes, les fournisseurs et les experts/traders
- Mettre en place procédures nécessaires pour minimiser les délais de validation des pièces fournisseur
- Veiller à l'application des procédures liées à son fonction et aux spécificités client

Vos responsabilités ?

- Rapprochement des factures : analyser et valider les pièces dans les meilleurs délais
- Suivi des pièces en écart :
- Mettre en forme et vérifier les états des pièces en attente de validation par département, puis les communiquer aux responsables de pôles experts
- Envoyer ces états aux acheteurs pour les réunions hebdomadaires et aux régies pour réclamation des pièces manquantes
- Prendre toutes les mesures nécessaires pour résoudre les écarts rapidement, y compris la modification des devis si validé
- Contrôler les liens cli-fou en procédant à la procédure de « à compléter »
- Gestion des pièces de remises différées sur le périmètre concerné : lister les régularisations à recevoir, valider les pièces comptables et mettre à jour le fichier de suivi/ pilotage
- Gestion de son périmètre : procéder aux analyses pour anticiper les écarts de validation et mettre en oeuvre les process nécessaires pour respecter les spécificités clients/ régies
- Coordination comptabilité : assurer l'interface entre les experts et la comptabilité dans les flux de facturation, ainsi qu'avec les régies

Profil recherché

- Profil Bac +2 à Bac +3
- Anglais courant requis pour échanges réguliers avec des équipes internationales
- Méthodique, organisé et autonome
- Rigueur, fiabilité, curiosité, flexibilité, polyvalent, et sens du relationnel développé (travail d'équipe)
- Maîtrise des outils informatiques liés à sa fonction

Nous sommes FWD.

FWD est une agence qui façonne des expériences média d'exception pour l'univers du luxe.

Nous plaçons l'excellence et l'innovation au coeur de chaque accompagnement, grâce à des équipes pluridisciplinaires, à la croisée du conseil, du contenu, de la data et du commerce.

Ancrés au sein du groupe Havas, nous conjuguons puissance et agilité, précision et créativité, pour répondre avec justesse aux enjeux des Maisons.

Ensemble, nous unissons nos savoir-faire et expertises, guidés par une même ambition : révéler et amplifier le rayonnement des Maisons les plus iconiques.