Assistant de Direction H/F - Qiimcy

Qiimcy est un bureau d'études et de conseil en ingénierie en génie climatique et énergétique, à taille humaine, fondé par des ingénieurs. Nous intervenons sur des projets de 2 000 à plus de 50 000 m² (190 K€ à plus d'1 M€ HT de travaux) en tertiaire, ERP et résidentiel collectif.

LE POSTE

Véritable bras droit de l'Associé dirigeant, vous prenez en charge l'ensemble de la vie administrative, financière et RH du bureau d'études. Vous pilotez la facturation et le suivi des règlements, assurez la pré-comptabilité en lien avec notre cabinet d'expertise comptable et participez au montage des réponses aux appels d'offres, organisez les déplacements et les plannings des équipes projet, gérez les achats du quotidien et l'administration RH (paie mensuelle, médecine du travail, obligations sociales). Vous veillez également à la vie administrative de la structure (qualifications professionnelles, assurances, contrats fournisseurs). Poste polyvalent et autonome, au coeur du fonctionnement d'une TPE en mouvement.

VOS MISSIONS AU QUOTIDIEN

- Facturation & suivi financier : émission des devis et propositions commerciales, facturation des affaires via le logiciel de comptabilité, tenue à jour des tableaux de facturation, relances clients, suivi des paiements et gestion des retards
- Pré-comptabilité : préparation et transmission des pièces comptables au cabinet d'expertise comptable
- Administration RH : préparation et transmission mensuelle des éléments de paie au prestataire externe, contrôle des bulletins, gestion de la médecine du travail, suivi des congés et absences, onboarding administratif des nouveaux collaborateurs, application des obligations sociales et conventionnelles
- Vie administrative de l'entreprise : suivi des qualifications professionnelles (type OPQIBI), gestion des assurances (RC pro, décennale, attestations), suivi des contrats fournisseurs et abonnements logiciels (AutoCAD, Office 365,...), mise à jour des site de référencements (type Aprovall)
- Suivi administratif des affaires : traitement des pièces administratives des projets en cours (contrats, ordres de service, attestations, sous-traitance), soutien au montage des réponses aux appels d'offres (dossiers de candidature, attestations, références, dépôt sur les plateformes dématérialisées)
- Achats & vie du bureau : gestion des achats courants (fournitures, équipements, prestations), relation fournisseurs, accueil téléphonique et physique, gestion du courrier entrant et sortant
- Organisation & plannings d'affaires : planification et organisation des déplacements professionnels (transports, hébergements), suivi des plannings projet et de la charge des équipes en lien avec l'Associé dirigeant, organisation de réunions internes et externes, organisation des événements d'équipe
- Support direction : assistance à l'Associé dirigeant sur les sujets administratifs, gestion documentaire, archivage, courriers et correspondance professionnelle
- Tableaux de bord : tenue à jour des indicateurs de suivi (facturation, encaissements, indicateurs RH) à destination de l'Associé dirigeant
- Communication & visibilité : à terme appui à la communication digitale (préparation et mise en forme de posts LinkedIn en lien avec l'Associé dirigeant)

PROFIL RECHERCHÉ

Vous justifiez d'une formation Bac +2 minimum (BTS SAM, BTS GPME, DUT GEA ou équivalent) et d'une expérience de 3 à 5 ans sur un poste similaire en bureau d'études technique. Cette expérience BET est indispensable : vous maîtrisez les spécificités du secteur - gestion des devis et propositions commerciales, suivi des plannings d'affaires, logique projet par projet, relations avec les maîtres d'ouvrage et entreprises. Rigueur, autonomie, sens de la confidentialité et polyvalence sont les qualités clés pour réussir à ce poste.

• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique
• Logiciels de comptabilité